1. Om denna policy
Denna policy beskriver hur Chattrick.ai behandlar uppgifter när chatboten används på en kunds webbplats, och när kunden använder tjänstens portal för insikter, chattloggar och leads. Vi lägger vikt vid att vara konkreta: vilka data vi behandlar, varför vi behandlar dem, hur de delas och när de raderas.
Policyn är utformad med utgångspunkt i EU/EES-lagstiftning och är avsedd att fungera tillsammans med ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) för kunder som använder tjänsten i sin verksamhet.
2. Om Chattrick.ai och kontaktuppgifter
Chattrick.ai är en tjänst som tillhandahålls av:
Chattrick Europe AB
Org.nr: 559572-0490
Adress: c/o Hedylity Technologies AB, Tyska Skolgänd 4, 111 31 Stockholm
Chattrick.ai har inte utsett ett dataskyddsombud (DPO). Kontaktperson för integritetsfrågor är Rose-Linn Stenberg, Chief Platform Officer vid Chattrick Europe AB, och kan nås på rose@chattrick.ai.
3. Om chatboten
Denna chatbot tillhandahålls av Chattrick.ai och används på kundens webbplats för att besvara frågor, ge information och eventuellt samla in kontaktuppgifter från användare.
Chatboten kan använda artificiell intelligens för att generera svar. Svar kan därför vara ofullständiga eller innehålla fel. Information från chatboten bör bedömas innan den läggs till grund för beslut.
Chatboten är inte avsedd att ge juridisk, medicinsk, ekonomisk eller annan professionell rådgivning.
Vi rekommenderar att du inte uppger personnummer, kontonummer, lösenord eller annan känslig information i chattdialogen. Vi rekommenderar också att undvika att dela uppgifter om hälsa, religion, politiska åsikter eller andra särskilda kategorier av personuppgifter.
Användaren är själv ansvarig för hur information från chatboten används.
Chatboten fattar inga automatiserade beslut med rättslig verkan för användaren i enlighet med dataskyddsförordningen artikel 22. Alla svar från chatboten är uteslutande informativa och inte juridiskt bindande. Användare uppmanas att dubbelkolla all viktig information.
4. Användning av chatboten
Chatboten får inte användas för olagliga ändamål, försök att kringgå säkerhetsmekanismer, automatiserad datainhämtning eller annan användning som kan skada tjänsten eller tillhörande system.
Det är inte tillåtet att försöka manipulera chatboten till att uppge felaktig information, falska erbjudanden, rabatter eller andra uppgifter som inte överensstämmer med verksamhetens faktiska erbjudanden. Sådan användning är ett brott mot dessa villkor och kan leda till att åtkomsten till chatboten stängs.
Det är inte heller tillåtet att dela grafiska, stötande eller kränkande bilder eller annat innehåll via chatboten.
Leverantören kan begränsa eller stänga åtkomsten till tjänsten om sådan användning upptäcks.
5. Roller och ansvar
När chatboten används på kundens webbplats: Kunden är som regel personuppgiftsansvarig. Det innebär att kunden bestämmer ändamålet med behandlingen (t.ex. kundservice, försäljning, bokning) och vad uppgifterna ska användas till. Chattrick.ai är normalt personuppgiftsbiträde och behandlar data på kundens vägnar, i enlighet med kundens instruktioner och avtal (inklusive DPA).
När kunden använder Chattrick.ai som tjänst: Vid administration av konto, åtkomststyrning, support och fakturering agerar Chattrick.ai som personuppgiftsansvarig för de uppgifter som är nödvändiga för att leverera och administrera tjänsten.
Om tjänsten distribueras via en återförsäljare/partner kan återförsäljaren ha egna skyldigheter kopplade till sitt kundförhållande. För den behandling som sker i själva plattformen följer rollfördelningen normalt principerna ovan.
6. Vilka uppgifter vi behandlar
Omfattningen beror på kundens konfiguration, men omfattar typiskt:
- Chatt- och ärendedata: Innehållet i dialogen mellan slutanvändare och chatbot, inklusive frågor, svar och kontext som är nödvändig för att ge relevanta svar.
- Lead-data (frivilligt uppgivet): När lead-insamling är aktiverad kan Chattrick.ai skicka e-postavisering till adresser som kunden själv har konfigurerat. E-postmeddelandet innehåller normalt kontaktuppgifter som slutanvändaren har uppgett, samt en transkription eller sammanfattning av chattdialogen.
- Tekniska drifts- och säkerhetsdata: Vi behandlar uppgifter som IP-adress, tidsstämplar, loggdata och felmeddelanden för att säkerställa stabil drift, felsökning och säkerhet.
7. Vad uppgifterna används till
Uppgifterna behandlas för att:
- Leverera chatbot-funktionalitet och ge relevanta svar på förfrågningar.
- Möjliggöra uppföljning av användare som uppger att de önskar bli kontaktade.
- Ge verksamheten insikt genom analyser av samtalsdata, däribland teman, användarintressen och behov, med hjälp av AI-baserad analys.
- Säkerställa stabil drift, förebygga missbruk och upprätthålla informationssäkerhet.
8. Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter sker med följande rättsliga grunder enligt dataskyddsförordningen artikel 6:
Berättigat intresse (art. 6(1)(f)): Leverans av chatbot-funktionalitet, AI-baserad analys av samtalsdata för att ge verksamheten insikt, samt säkring av stabil drift och informationssäkerhet. Det berättigade intresset är verksamhetens behov av att betjäna sina kunder och förstå deras förfrågningar. Vi bedömer att detta intresse inte åsidosätter slutanvändarens rättigheter, eftersom behandlingen är begränsad till det som är nödvändigt för att leverera tjänsten.
Samtycke (art. 6(1)(a)): När användaren frivilligt uppger kontaktuppgifter och ber om att bli kontaktad, behandlas dessa uppgifter på grundval av användarens aktiva samtycke.
9. Ingen träning på kunddata
Chattrick.ai använder inte kundens chattinnehåll, leads eller uppladdade dokument för att träna egna modeller eller förbättra allmänna modeller för andra kunder. Kundens data används uteslutande för att leverera tjänsten till den aktuella kunden.
Om denna praxis skulle ändras sker det först efter tydlig förhandsinformation och uppdatering av avtalsgrunden. Där regelverket kräver det förutsätter en sådan ändring ett aktivt och uttryckligt samtycke från kunden.
10. Delning av data
När du uppger kontaktuppgifter i chatboten och ber om att bli kontaktad, delas denna information med verksamheten som äger webbplatsen. Vi delar även chattloggen, så att verksamheten kan se vad förfrågan gäller och kontakta dig på ett så relevant sätt som möjligt.
Vi delar inte personuppgifter med tredje part utöver vad som är nödvändigt för att leverera tjänsten, och vi säljer aldrig data vidare.
Chattrick.ai:s egen infrastruktur driftas inom EU/EES. Vid användning av OpenAI:s API-tjänst kan chattinnehåll behandlas utanför EU/EES. Sådan överföring sker i enlighet med gällande överföringsmekanismer enligt dataskyddsförordningen.
11. Lagring inom EU och infrastruktur
Kunddata lagras och behandlas inom EU. Infrastrukturen driftas hos Hetzner i Frankfurt. Vi ställer stränga krav på underbiträden att de följer gällande dataskyddskrav. En översikt över underbiträden finns tillgänglig på begäran eller som del av DPA.
Chatboten använder OpenAI:s API-tjänst för att generera svar. OpenAI agerar som underbiträde och behandlar data i enlighet med deras API-villkor. Chattinnehåll som skickas till OpenAI lagras i upp till 30 dagar för säkerhetsändamål och raderas därefter automatiskt. OpenAI använder inte API-data för att träna sina modeller. För mer information, se OpenAI:s riktlinjer för datahantering på platform.openai.com/docs/guides/your-data.
12. Lagringstid och radering
Vi lagrar data så länge det är nödvändigt för ändamålet eller i enlighet med avtal:
- Chattdialoger: Lagras i upp till 2 år, såvida inte kunden begär tidigare radering.
- Lead-data: Lagras i upp till 2 år, såvida inte kunden begär tidigare radering.
- Tekniska loggar: Raderas löpande i enlighet med rutiner för drift och säkerhet.
13. Informationssäkerhet
Vi använder lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda data mot obehörig åtkomst, förlust eller missbruk. Detta inkluderar åtkomststyrning (least privilege), autentisering, loggning, säker kommunikation (HTTPS) och fasta rutiner för incidenthantering.
14. Slutanvändares rättigheter
När chatboten används på kundens webbplats är kunden personuppgiftsansvarig. Slutanvändare har följande rättigheter enligt dataskyddsförordningen (GDPR):
- Rätt till tillgång (art. 15): Få veta vilka personuppgifter som behandlas om dig.
- Rätt till rättelse (art. 16): Få felaktiga uppgifter rättade.
- Rätt till radering (art. 17): Begära att personuppgifter raderas när de inte längre är nödvändiga för ändamålet.
- Rätt till begränsning av behandling (art. 18): Begära att behandlingen begränsas i vissa situationer.
- Rätt till dataportabilitet (art. 20): Få personuppgifter du har lämnat i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig.
- Rätt att invända (art. 21): Invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse.
Förfrågningar om tillgång, rättelse, radering eller andra rättigheter riktas till Rose-Linn Stenberg, Chief Platform Officer vid Chattrick Europe AB, på rose@chattrick.ai. Förfrågan vidarebefordras därifrån till rätt kanal, oavsett om det är verksamheten som äger webbplatsen eller en återförsäljare. Verksamheten som driver webbplatsen är fortsatt personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen och har det övergripande ansvaret för att dina rättigheter tillvaratas.
Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot dataskyddsförordningen har du rätt att klaga till en tillsynsmyndighet. I Sverige är detta Integritetsskyddsmyndigheten, IMY (imy.se). I Norge är detta Datatilsynet (datatilsynet.no).
15. Säkerhetsincidenter och avvikelser
Vid personuppgiftsincidenter som berör kunddata meddelar vi kunden utan onödigt dröjsmål, så att kunden kan uppfylla sina eventuella anmälningsskyldigheter gentemot tillsynsmyndigheterna.
16. Ändringar
Denna policy och tillhörande villkor kan uppdateras vid behov, exempelvis vid ny funktionalitet, ändrade rättsliga krav eller ändringar i regelverk. Väsentliga ändringar kommuniceras direkt till våra kunder.
17. Kontakt
Frågor om integritet och dataskydd kan skickas till:
E-post: support@chattrick.ai
Ämne: "Integritet – Chattrick.ai"